Toekomstvisie
Het Toon Hermanshuis op weg naar 2023

Toekomst is meer dan voortzetting van het verleden

 

Inleiding

Voor 2018 is een beleidsplan voor het THH vastgesteld. Alles wat hierin vermeld staat is nog van toepassing, maar uit te voeren acties zijn slechts in algemene termen vermeld.  

In twee bijeenkomsten met alle medewerkers is de vraag aan de orde gesteld of het THH heden ten dage nog bestaansrecht heeft. Deze vraag is mede ingegeven door het feit, dat er steeds betere behandelmethoden zijn voor de ziekte, dat de ondersteuning van patiënten beter georganiseerd is, o.a. door de aanwezigheid van oncologisch verpleegkundigen en praktijkondersteuners en bovendien dat het taboe op de ziekte afgenomen is en er steeds meer op een open manier over gepraat wordt, zowel in familiaire kring als in de media.

Desondanks werd de vraag naar het bestaansrecht overtuigd positief beantwoord. Dit op grond van:

  • een ernstige ziekte werpt mensen vooral terug op zichzelf en het dealen hiermee is vaak een eenzame aangelegenheid; juist in het THH leren mensen weer verbinding met andere mensen aan te gaan hetgeen zeer helend kan zijn
  • steeds weer blijkt hoe belangrijk het is dat mensen contact hebben met lotgenoten
  • ook naasten en nabestaanden vinden in het THH de steun, waarvoor in het reguliere behandelcircuit weinig ruimte is
  • in het THH kunnen gasten hun verhaal vertellen zonder dat ze zich af hoeven te vragen hoe een ander zich daarbij voelt, noch hoeft men zich af te vragen of men de ander daarmee wel lastig moet vallen
  • een klein klanttevredenheidsonderzoek, uitgevoerd door een stagiaire in 2017, laat zien hoe belangrijk het THH is voor de bevraagde gasten.

In mei 2018 heeft een werkgroep van het bestuur de opdracht gekregen om een toekomstvisie voor het THH op te stellen met daaraan gekoppeld een concept beleidsplan.Het resultaat hiervan is dit ‘Visiedocument 2023’. Er dient in aanmerking genomen te worden dat er naast de toekomstvisie slechts 3 deelaspecten uitgewerkt zijn, t.w.:

  1. regionalisering
  2. pr/communicatie
  3. interne organisatie

Andere aspecten moeten nog opgepakt worden.

Procedure

Er zullen concrete actieplannen opgesteld worden voor de komende jaren, waarbij allereerst het jaarplan 2019 vastgesteld wordt en op basis van de evaluatie aan het eind van het jaar worden telkens jaarlijks de nieuwe actieplannen opgesteld. De vastgestelde toekomstvisie met zijn richtinggevende uitspraken blijft hierin leidend.

Toon Hermanshuis Noord-Limburg 2023

Vooraf2019 kader 2

In dit document gaan we ervan uit dat de ideaalsituatie in 2023 bereikt is. Daarom staat e.e.a. op een stellende manier beschreven. In kadertjes zijn enkele richtinggevende uitspraken oftewel vuistregels vermeld, die van dienst kunnen zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden. Deze uitspraken zijn op willekeurige plaatsen vermeld en dus niet gekoppeld aan het hoofdstukje waarbij ze opgenomen zijn.

Algemeen                                    

Het THH Noord-Limburg is een organisatie die op een professionele manier werkt met vrijwilligers ten diensten van de gasten.

Er staat een goede organisatie en een voortdurende interactie zorgt ervoor dat het een levend(ig) geheel is. Een organisatie die niet star is, maar meebeweegt op het ritme van de ontwikkelingen en bewegingen in de samenleving en met name in de 2019 kader 3gezondheidszorg.

Deze flexibiliteit heeft ook een uitstraling naar buiten o.a. door een dynamische website en gerichte inzet van moderne sociale media.

Het THH heeft een duidelijke positionering in de Noord-Limburgse gezondheidszorg.

Daarnaast is het THH bekend bij en speelt een rol in het maatschappelijk krachtenveld in de diverse gemeenten en daarmee in de hele regio Noord-Limburg.

Er is een overzicht van alle organisaties waarmee het THH samenwerkt. Uit dit overzicht blijkt ook wat de samenwerking inhoudt en hoe die vorm gegeven en in stand gehouden wordt.

Het huis is zodanig ingericht dat het een sfeer ademt van rust en gezelligheid. Een sfeer waarin je “jezelf mag zijn”, waarin je “op verhaal kunt komen”.2019 kader 4

Daarom is het ook uitermate geschikt voor en wordt het ook gebruikt om ontmoetingen te arrangeren met de diverse partners.

Financiën

Het THH ontvangt in 2023 een jaarlijkse structurele financiële bijdrage van gemeenten, KWF, Zorgverzekeraars en andere subsidienten. Hiermee kunnen de basale vaste lasten (salaris, huisvesting) bekostigd worden. Overige middelen worden gegenereerd door sponsoring, legaten, schenkingen en acties. Met alle subsidiënten en sponsors wordt een regelmatig contact onderhouden, zodat een kring ontstaat van betrokken en gelieerde instellingen, bedrijven en personen, die elkaar vanwege hun betrokkenheid bij het THH ontmoeten.

Op deze manier wordt voor sponsoren en donateurs desgewenst meerwaarde gecreëerd door hun netwerkontmoetingen of b.v. door via de website van het THH doorgelinkt te worden.

Bestuur

Het bestuur is dusdanig samengesteld dat het beschikt over expertise op de volgende gebieden: financiën, psychosociale 2019 kader 5hulpverlening, het maatschappelijk krachtenveld en het leiden van een organisatie.

Taken van het bestuur zijn:

  • benoeming en ontslag van de directeur
  • het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de directeur
  • het vaststellen van het beleid van het THH, waarbij behalve naar het financiële beleid ook gekeken wordt naar de manier waarop dit beleid past in de maatschappelijke context
  • het oppakken van maatschappelijke signalen en dit bespreken met de directeur
  • een aanvullende rol spelen in de contacten met subsidiënten en sponsoren

Kwaliteitsbeleid

Het slagen in de missie is afhankelijk van de kwaliteit van de activiteiten. Daarom is er een goed uitgewerkt en uitgevoerd 2019 kader 6kwaliteitsbeleid, waarbij kwaliteit meer is dan een systeem van afspraken, regels, criteria en protocollen. Kwaliteit is een beweging van voortdurende reflectie en constante dialoog. Bovendien vinden er periodiek individuele voortgangsgesprekken plaats van medewerkers met de directeur, waarbij in elk geval aan de orde komen: motivatie en welbevinden, kennis en vaardigheden, ontwikkeling, uitvoering werkzaamheden,

In 2023 is onderzocht of we één keer per vier jaar de kwaliteit van het THH gaan laten beoordelen door een onderzoek, uit te voeren door een collega inloophuis of (bij voorkeur) door de overkoepelende organisatie IPSO. Ter voorbereiding van zo’n onderzoek wordt in elk geval een klanttevredenheidsonderzoek gehouden.

De klachtenprocedure is beschikbaar voor alle belanghebbenden. Tevens is er een externe vertrouwenspersoon.

Daarnaast functioneert er een klankbordgroep van gasten en eventueel andere belanghebbenden, waarmee regelmatig overleg gevoerd wordt over de uitgevoerde werkzaamheden evenals over nieuwe initiatieven.

Vrijwilligersbeleid

Het THH staat of valt met de inzet en kwaliteit van vrijwilligers. Derhalve wordt er goed vrijwilligersbeleid gevoerd. Dit is voor alle 2019 kader 7medewerkers transparant.

Hierbij gaat het om:

  • functieomschrijving
  • werving en selectie
  • behoud
  • beloning
  • privacy-code
  • welbevinden

Met name het laatste aandachtspunt (welbevinden) is belangrijk. Hierin worden diverse factoren meegenomen:

  • gehoord en gezien worden door elkaar en door de leiding
  • deel uitmaken van een groep, een gemeenschap
  • aangesproken worden op de eigen kwaliteiten
  • vertrouwen en ruimte om die kwaliteiten in te zetten
  • mogelijkheid om kwaliteiten uit te bouwen

Professionalisering

De medewerkers, en met name de vrijwilligers van het THH komen vanuit diverse arbeidsvelden en hebben uiteenlopende ervaringen en kwaliteiten. Hierover wordt open gecommuniceerd, zodat medewerkers elkaar gericht feedback kunnen geven, dan wel bevragen. Door middel van intervisie en scholing wordt de professionaliteit van medewerkers en leidinggevende in stand 2019 kader 8gehouden en verder ontwikkeld. Hierbij wordt van externe begeleiders verwacht dat ze weten hoe de balans goed te vinden tussen professionaliteit en het gegeven dat er gewerkt wordt met vrijwilligers. Hiervoor is o.a. nodig dat er gedifferentieerd gewerkt wordt op basis van individuele kwaliteiten of ontwikkelingsvragen.

Deze differentiatie is ook van belang in verband met het feit dat er verschillende soorten medewerkers zijn: de betaalde krachten en de vrijwilligers. Bij de vrijwilligers kan weer onderscheid gemaakt worden tussen gastvrouwen/-heren, gastdocenten en andere ondersteunende vrijwilligers (b.v. ICT, secretariaat, tuin). Scholing heeft vooral een uitnodigend karakter.

De directeur (m/v)

De directeur is het gezicht, het boegbeeld van de organisatie, met name wat betreft de externe contacten. Hij geeft op een 2019 kader 9integrale manier leiding aan het THH. Hij/zij heeft hiervoor een aantal kwaliteiten zoals verwoord in de profielschets van 2014.

Voor hier is het belangrijk te vermelden dat het een man of vrouw is die authentiek is, die dienstbaar leiderschap laat zien en dit vooral doet op basis van zijn/haar verbindend vermogen, zowel intern als extern. Hij /zij bewaakt de koers, inspireert, begeleidt, corrigeert.

I.  Regionalisering

Inleiding

Toon Hermanshuis ( THH) Venlo gaat de regio ( Noord-Limburg) in! Het Toon Hermanshuis is een open centrum voor mensen met kanker en hun naasten. Een schakel tussen ziekenhuis en thuis. Dit concept document geeft argumenten om te regionaliseren en een opstap hoe dit te bereiken.

Waarom regionaal?

  • Om belangstelling van gasten uit de regio voor het huis te vergroten. Sinds de opening van het huis (2000) blijkt dat weinig gasten uit de N-Limburgse gemeenten buiten Venlo gebruik maken ( hebben gemaakt) van de functie en de activiteiten van het THH in Venlo. M.a.w. hier is sprake van een witte vlek op de inloop-huizen kaart. Hier kan verandering in komen door activiteiten “op locatie” te gaan organiseren ( b.v. inloopmiddag).
  • Om het bestaansrecht van het THH in Venlo te consolideren.
  • Om de samenwerkingsverbanden te continueren/uit te breiden. samenwerkingsverbanden die voormalig directeur G. Spee afgelopen jaren heeft opgebouwd met regionaal georiënteerde instanties /organisaties/bedrijven continueren c.q. uitbreiden.

Hoe pak je dit nu aan?

  • Benoem ’n eigenaar van dit project (b.v. directeur). Eigenaar schrijft opdracht voor het maken van ’n plan van aanpak. Belangrijk onderdeel van dit plan is de wijze waarop draagvlak in de regio wordt bereikt. Te denken valt aan het gebruikmaken van het opgebouwde contacten-netwerk dan wel het bezoeken van sleutelfiguren bij dorpshuizen/wijkteams/etc.
  • Ander onderdeel van plan is de wijze waarop vrijwilligers op locatie geworven worden om de dagdelen te bemensen.
  • Studenten van de Fontys of Zuyd Hogeschool dan wel van de HAN, gespecialiseerd in PR/communicatie, kunnen worden ingeschakeld.
  • Is haalbaarheid voldoende aangetoond dan naam van het huis veranderen.

II.  PR/Communicatie

Inleiding

PR is een noodzakelijk activiteit om de naamsbekendheid van het Toon Hermans Huis (THH) te blijven promoten. Zeker als de activiteiten uitgebreid worden naar de hele regio Noord-Limburg zal er een actief PR-beleid gevoerd moeten worden, zodat ook in de andere gemeentes de verschillende doelgroepen op de hoogte gebracht worden van de mogelijkheden die het THH biedt om mensen met kanker, hun naasten en nabestaanden te ondersteunen.

Doelgroepen van PR

De PR van het THH dient zich te richten op de vier doelgroepen.

  • Potentiële gasten: mensen met kanker, hun naasten en nabestaanden. Dit noemen we de primaire doelgroep
  • Het zorgveld dat zich bezig houdt met mensen met kanker: oncologieverpleegkundigen, medisch specialisten (oncologen), huisartsen, praktijkondersteuners, wijkverpleegkundigen, thuiszorg-medewerkers, patiëntenverenigingen etc.
  • Potentiële vrijwilligers en andere medewerkers. Aangezien de organisatie van het THH grotendeels draait op vrijwilligers dient actief gezocht te worden naar nieuwe gastvrouwen en gastheren. Zeker als het THH ook elders in de regio Noord-Limburg activiteiten wil ontplooien zullen er nieuwe vrijwilligers bij moeten komen, bij voorkeur ook afkomstig uit de andere kernen (Venray, Horst, Helden/Panningen, Reuver/Beesel). Om het aanbod van bestaande en nieuwe activiteiten te kunnen blijven verzorgen zullen er ook steeds andere professionele medewerkers nodig zijn. Ook die moeten geworven worden.
  • Potentiële sponsoren zoals bedrijven en service-clubs in de regio Noord-Limburg, donateurs, mensen die middels schenkingen en legaten geld willen geven aan het THH.

Om al deze doelgroepen adequaat van informatie te voorzien omtrent de activiteiten van het THH en om hun medewerking met en ondersteuning van het THH te garanderen door het onderhouden van een goede werkrelatie met het zorgveld, het bedrijfsleven en de lokale overheden, is het wenselijk om een permanente PR-commissie aan te stellen.

PR in veranderende tijden

  • Bij de start van het THH Venlo 18 jaar geleden was er bij de primaire doelgroep nog veel behoefte aan informatie omtrent de ziekte kanker in zijn verschillende vormen en de behandeling er van. Middels folders, gesprekken en lezingen werd in die behoefte voorzien. De ziekte kanker was toen ook nog veel meer een taboe.

De laatste jaren is de informatiebehoefte steeds minder geworden onder meer door betere informatie vanuit de ziekenhuizen, huisartsen en patiëntenverenigingen plus alle informatie die via websites op internet beschikbaar is.

Het accent ligt momenteel veel meer op de ondersteuning in de verwerking van het hebben van kanker en de gevolgen van de behandeling, zowel voor de patiënt zelf als zijn/haar naasten. Door nieuwe en intensieve vormen van behandeling is het aantal mensen met kanker dat overleeft groter geworden en ook de levensduur van kankerpatiënten is toegenomen, maar dit zijn meestal wel jaren van onzekerheid en zorgen, waardoor de behoefte aan steun tijdens deze fase overduidelijk is. Daarnaast is er de begeleiding van de nabestaanden van mensen die aan kanker overleden zijn. Ook voor hen is er vaak een lang traject aan vooraf gegaan waarin de mantelzorg centraal stond en zij zichzelf hebben weg gecijferd. De ondersteuning en begeleiding van onze gasten vragen daarom een aangepaste insteek met een daaraan gekoppelde PR.

  • Ook het zorgveld is de afgelopen jaren ingrijpend veranderd met een centrale rol voor de oncologieverpleegkundige tijdens de behandelfase en voor de huisarts en praktijkondersteuner in de fase erna. En juist in deze post-behandelfase is er veel psychosociale begeleiding nodig om alles te verwerken dat met het hebben van kanker en de behandeling ervan te maken heeft. Doorgaans heeft de huisarts daar niet erg veel tijd voor en kan het THH als plek voor gesprekken met vrijwilligers en lotgenoten deze leemte opvullen. Dit geldt eens te meer voor naasten en nabestaanden die in het reguliere behandelcircuit meestal maar weinig aandacht krijgen. Door alle bezuinigingen in de zorg is de tijd en aandacht die wijkverpleegkundigen en thuiszorg-medewerkers kunnen besteden aan een goed gesprek met patiënt of partner erg schaars.

Het THH kan haar functie als centrum voor mensen met kanker en hun naasten alleen maar adequaat uitoefenen als de beroepskrachten in het zorgveld op de hoogte zijn van de faciliteiten die het THH biedt en als zij de door hen behandelde cliënten daarvan ook op de hoogte brengen. Dit vergt een voortdurende PR activiteit gebaseerd op regelmatig en structureel overleg met de genoemde beroepsgroepen.

  • Het werven van vrijwilligers is de laatste jaren moeilijker geworden. Factoren die daarbij een rol spelen zijn onder meer: veel mensen van 50-plus worden als oppas-oma en –opa ingezet bij de gezinnen van hun werkende kinderen, steeds meer senioren vervullen mantelzorg van partner of familie, het aantal organisaties, stichtingen en verenigingen dat draait op vrijwilligers is enorm toegenomen dus de spoeling wordt dun. Actief werven, de naamsbekendheid versterken en het THH in de publiciteit brengen via krant, radio, TV, Facebook en de website kan helpen om meer vrijwilligers aan ons te binden.
  • De financiële basis van het THH wordt gevormd door subsidiegelden en sponsoring. Voor gemeentelijke en provinciale subsidies en subsidies van fondsen dienen specifieke aanvraag-trajecten te worden doorlopen, waarin doelstelling, visie en beleid van de stichting THH verwoord zullen worden.

Bij het binnenhalen van sponsorgelden is een actief PR-beleid van groot belang, zodat potentiële sponsors weten wat het THH doet en ervan overtuigd raken dat hun gelden bij het THH maatschappelijk verantwoord en effectief besteed worden. Het onderhouden van contacten in een breed netwerk van leidinggevenden in het bedrijfsleven is essentieel voor het verwerven van sponsorgelden.

Middelen om het PR-beleid uit te voeren?

  • Folders blijven bruikbaar als reminder na een gesprek, zodat mensen thuis nog eens rustig kunnen nalezen wat het THH doet. Daarnaast hebben ze mogelijk nog nut op een goed zichtbare plek in de wachtkamer bij huisarts en in het ziekenhuis en nog meer wanneer deze door de arts of assistente bewust aangereikt worden aan mensen met kanker. Uiteraard dienen deze folders regelmatig aangepast te worden en moeten ze minimaal 2 x per jaar op alle relevante plekken aangeleverd en/of vervangen worden.
  • Internet. Een goed bijgehouden website met alle relevante informatie, die overzichtelijk via tabbladen te openen is, vormt de absoluut noodzakelijke basis voor informatie via het internet van elke organisatie. Deze informatie dient actueel gehouden te worden door regelmatig updaten door de webmaster op basis van aangeleverde gegevens door directeur, secretaresse, PR-commissie of het bestuur. De mogelijkheid van chatten via een specifieke pagina op de website en het gebruik van social media, zoals Facebook, kunnen een vorm van laagdrempelige communicatie worden, die voor de primaire doelgroep en voor de vrijwilligers een waardevolle aanvulling kan vormen op de fysieke persoonlijke contacten en de groepscontacten. Een maandelijkse nieuwsbrief voor alle medewerkers met relevante mededelingen kan een goed middel zijn om de interne communicatie te bevorderen. Het lijkt wenselijk om ICT-studenten van Fontys of Zuyd Hogeschool te vragen om als stageopdracht te onderzoeken “ op welke wijze ICT en Social Media het beste ingezet kunnen worden om de naamsbekendheid van het THH bij de verschillende doelgroepen te verbeteren”. Daarnaast zouden ICT-studenten kunnen helpen bij het instrueren van de vrijwilligers in het actiever gebruiken van de mogelijkheden van het internet voor hun werk bij het THH.
  • Lezingen: Het 1 of 2 keer per jaar houden van een lezing of infoavond met een bekende spreker/spreekster voor alle geïnteresseerden in de regio Noord-Limburg levert meestal wel enkele nieuwe gasten op. Het bezoeken van een lezing in het THH in Venlo is voor sommige mensen net genoeg om hun drempelvrees te overwinnen en daarna nog eens als gast terug te komen. Ook voor de vrijwilligers zijn lezingen een manier om de deskundigheid te vergroten of up-to-date te houden. Oktober 2018 start het netwerk palliatieve zorg Noord Limburg met lezingen in het THH (Café Toon Doodgewoon).
  • Krant, radio en TV: Persberichten over activiteiten en nieuwe ontwikkelingen zijn een goede manier om de aandacht van de verschillende doelgroepen te krijgen. Interviews in kranten of op lokale radio en TV zenders dragen eveneens bij aan de naamsbekendheid en zijn een prima gelegenheid om te vertellen wat we doen en waar we voor staan. Zo nodig kunnen we ook reclame maken via agenda-berichtjes in de krant of via advertenties.
  • Ontvangsten en rondleidingen voor professionals uit het zorgveld, patiëntenverenigingen, service-clubs e.d. zijn zeer geschikt om deze doelgroepen te laten zien wat we als THH doen.
  • Structureel overleg met de oncologieverpleegkundigen, huisartsen, wijkverpleegkundigen en patiëntenverenigingen is noodzakelijk om een goede samenwerking in stand te houden in de zorg voor mensen met kanker. Dit aspect van het beleid van het THH raakt niet alleen de PR en verdient in de nabije toekomst zeker extra aandacht. Structurele aanwezigheid van vrijwilligers op een afgesproken dagdeel in het Oncologiecentrum van VieCuri zou een waardevolle aanvulling kunnen zijn op de in het ziekenhuis geboden zorg.
  • Sponsoractiviteiten zoals fietstocht, Roparun, muziekuitvoeringen, diners of andere activiteiten in samenwerking met serviceclubs ( zoals Lions, Rotary en Kiwanis) leveren niet alleen sponsorgeld op maar zijn ook belangrijk voor de hieraan gekoppelde publiciteit.

Om alle bovengenoemde PR-middelen adequaat in te kunnen zetten is extra inspanning nodig en hierbij kan een permanente PR-commissie een belangrijke rol spelen samen met de directeur en het bestuur. Het zijn zeker activiteiten waar het THH de komende jaren meer energie in moet stoppen om zo doende haar bestaansrecht te kunnen blijven bewijzen.

De PR-commissie stemt regelmatig af met de sponsorcommissie uit het bestuur.

III.    Interne organisatie

Uitgangspunt

De interne organisatie van het THHV is er op gericht de doelstelling van het THHV te bereiken. De interne organisatie werkt voor de (potentiële) gasten. Soms vervullen gasten als lotgenoot een rol voor andere gasten. Wat maakt gasten blij en tevreden?

De interne organisatie wordt gevormd door:

  1. de medewerkers
  2. de activiteiten voor gasten
  3. de administratie
  4. de interne communicatie
  5. de openingstijden
  6. het gebouw met ingang en parkeerplaats
  7. de inrichting

In de interne organisatie zitten op dit moment een aantal knelpunten die snel opgelost moeten worden. Het is daarom noodzakelijk dat er een Commissie Interne Organisatie (IO) komt, in te stellen tijdens de teamvergadering van 2 juli 2018)

      a) medewerkers

Wat is het huidig beleid?

  • Het THHV is een vrijwilligersorganisatie met ongeveer 40 vrijwilligers en drie betaalde krachten t.w. de directeur, de administrateur en de schoonmaakster
  • De vrijwilligers krijgen geen vergoeding voor hun werk, ook niet voor reiskosten.
  • Nieuwe gastvrouwen en –heren krijgen een inwerkperiode van zes weken. Daarna volgt een IPSO-training van drie dagen. De bijscholing bestaat uit intervisie en een jaarlijkse studiemiddag voor het team.

Wat speelt er nu (mei 2018)?

  • Het aantal vrijwilligers is het afgelopen jaar teruggelopen. Een aantal vrijwilligers is na meer dan tien jaar trouwe dienst gestopt, anderen kozen voor een andere invulling van hun tijd. De samenstelling van het team is eenzijdig: weinig mannen en weinig jongeren. Het werven van nieuwe vrijwilligers gaat moeizaam. THHV gaat regionaliseren. Dat kan betekenen dat er meer reiskosten gemaakt moeten worden.
  • De intervisie is met het vertrek van de begeleidster gestopt. De inhoud van de studiedag wordt niet door iedereen als zinvol ervaren. De jaarlijkse voortgangsgesprekken tussen directeur en medewerkers zijn de laatste jaren niet meer gehouden.

Welke acties zijn nodig, door wie en wanneer?

  • Werving van nieuwe vrijwilligers intensiveren. We hebben vooral behoefte aan mannen, veertigers en vijftigers en uit geheel Noord Limburg.
  • Onderzoeken of een reiskostenvergoeding mogelijk en wenselijk is. Beloningssysteem moet eenduidig zijn. Onderzoek door directeur klaar op 1 januari 2019.
  • Onderzoeken of intervisie de meest gewenste bijscholing is door de commissie IO (Interne Organisatie). Afronding 31 december 2018. De inhoud van de jaarlijkse studiemiddag wordt in overleg met (een delegatie uit) het team bepaald. De directeur voert de regelmatige voortgangsgesprekken weer in.

        b) activiteiten voor gasten
Wat is het huidig beleid?

  • Er is bijna elk dagdeel een activiteit voor gasten met een spreiding over gesprekken, wellness en doe-activiteiten. In het weekend is alleen het koor actief.
  • In principe is een activiteit voor een beperkte periode beschikbaar voor een gast. Vrijwilliger en gast bespreken samen wanneer het genoeg is geweest.

Wat speelt er nu (mei 2018)?

  • Op de dagdelen zonder activiteit heeft de gastvrouw of gastheer vaak weinig te doen.
  • Sommige gasten volgen jarenlang dezelfde activiteit. Soms heeft dit tot gevolg dat nieuwe gasten niet geplaatst kunnen worden.

Welke acties zijn nodig, door wie en wanneer?

  • Het zou mooi zijn als er op elk dagdeel een activiteit is. Genoemd zijn schilderen, bloemschikken en handwerken en voor mannen: creativiteit en repareren.
  • Actie van het team eventueel in combinatie met een gastenraadpleging, vóór 1 januari 2019 klaar.
  • Ook kunnen activiteiten in het weekend en op de avonden worden gepland, bv voor jongeren en werkenden.
  • Open discussie tussen directeur en gastdocenten. Er rekening mee houden dat het groepsgevoel ook belangrijk is voor welbevinden. Actie directeur. Klaar voor 1 september 2019.

      c) administratie
Wat is het huidig beleid?

  • De administratieve gegevens worden aangeleverd door de gastvrouwen en –heren en verwerkt door het secretariaat.

Wat speelt er nu (mei 2018)?

  • Het aanleveren van de gegevens levert voor de gastvrouwen en –heren frustratie op. Het is niet duidelijk welke informatie waar voor nodig is.

Welke acties zijn nodig, door wie en wanneer?

  • Er moet duidelijk worden welke informatie nodig is en voor wie: subsidiegevers, IPSO, etc. Dit moet helder zijn voor het hele team. De gegevens moeten met een zo simpel mogelijk systeem worden verwerkt. Actie zo spoedig mogelijk door commissie IO, samen met het secretariaat en zo nodig de directeur.

         d) interne communicatie
Wat is het huidig beleid?

  • Communicatie binnen het team vindt plaats tijdens het teamoverleg (6x per jaar), via het schrift en de mappen op tafel en via een maandelijkse nieuwsbrief
  • Communicatie met de gasten vindt plaats door affiches op de toegangsdeuren, op het prikbord en in de hal. En op de website (bv de bestemming van de wandeling)
  • Het weekprogramma van activiteiten is te vinden op de website.

Wat speelt er nu (mei 2018)?

  • Het teamoverleg wordt niet altijd als zinvol ervaren, maar soms ook wel. De inhoud van de nieuwsbrief was niet interessant en de nieuwsbrief is een zachte dood gestorven. Een deel van het team heeft behoefte aan lief en leed informatie
  • De inhoud van de website is niet altijd up to date.

Welke actie zijn nodig, door wie en wanneer?

  • De directeur zorgt er voor dat het teamoverleg altijd zinvol is. Hij maakt gebruik van goede voorbeelden uit het afgelopen jaar. De commissie IO gaat onderzoeken of de communicatie voor het team beter kan en waar behoefte aan is. Denk ook aan ICT-mogelijkheden zoals intranet
  • Er moet een mooie, geprinte folder met de wekelijkse activiteiten komen, om mee te geven aan gasten of belangstellenden. Actie PR-commissie zo spoedig mogelijk. Dit kan een mooie opdracht voor een student zijn.

        e) Openingstijden
Wat is het huidig beleid?

  • THHV is open op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur. Daarnaast 1x per maand op zondag voor het koor.

Wat speelt er nu (mei 2018)?

  • Met aangepaste openingstijden wordt het werk voor de vrijwilligers minder tijdrovend en/of hebben we minder mensen nodig. De indruk bestaat dat er op vrijdagmiddag nauwelijks gasten komen.

Welke actie zijn nodig, door wie en wanneer?

  • de commissie IO onderzoekt of er vroeg in de morgen en laat in de middag en op vrijdagmiddag gasten komen. Afhankelijk van de resultaten besluit de directeur:
  • openingstijden blijven ongewijzigd
  • we gaan later open
  • we sluiten eerder
  • we sluiten de vrijdagmiddag

      f) het gebouw met ingang en parkeerplaats
Niet nader toegelicht

      g) de inrichting
Niet nader toegelicht


Vastgesteld door bestuur en team, juni/juli 2018

Opgesteld door de werkgroep:
Toos van Alderwegen
Toon Emonts
Ton Haagen
Mart Lemmen

Web Analytics